Términos y Condiciones de Servicio — Prisma Club (Panel Web de Comercio)

0. Alcance de este documento

Estos Términos rigen el uso del panel web de comercio y de la PWA de mesero/cajero (la aplicación web que el personal de sala y caja usa para registrar consumos y validar canjes) por parte de un negocio afiliado ("el Comercio") y de las personas naturales que operan esas herramientas en su nombre (administradores del Comercio, meseros y cajeros — "Usuarios Autorizados"). No rigen el uso de la app móvil por parte de comensales, que se gobierna por los Términos y Condiciones de la App Móvil.

Deben aceptar estos Términos todos los Comercios con cuenta activa en el panel web, independientemente del país donde operen y independientemente de si su suscripción se cobra hoy mismo a través del Proveedor de Pagos designado (sección 7), de otro medio, o de forma manual (efectivo, transferencia). La razón: el panel ofrece la pasarela de pago como método disponible y el Comercio queda vinculado por el Anexo de Procesamiento de Pagos desde el momento en que tiene acceso a esa opción, la use o no todavía — vínculo que subsiste aunque el Proveedor de Pagos designado cambie (ver sección 7.3).

1. Aceptación y partes

Al crear una cuenta de Comercio, aceptar una invitación como administrador, o acceder al panel web o a la PWA de mesero con credenciales asociadas a un Comercio, la persona que actúa en nombre de ese Comercio ("tú", "el Comercio") declara tener facultad suficiente para vincularlo contractualmente y acepta estos Términos, la Política de Privacidad — Panel de Comercio, el Anexo de Procesamiento de Pagos y la Política de Reembolsos y Cancelaciones, que se incorporan por referencia.

Prisma Club es operado por Alexandra Sairi Alvarez Zambrano, persona natural de nacionalidad colombiana, inscrita en el Registro Único Tributario (RUT) de la DIAN, actuando bajo el nombre comercial "Prisma Club", con domicilio en Cúcuta, Norte de Santander, Colombia ("nosotros", "el Proveedor"). El Proveedor es asimismo el titular de la cuenta ante el Proveedor de Pagos designado (sección 7) a la que se acreditan los pagos de la suscripción. Nos reservamos el derecho de actualizar esta sección tan pronto se constituya una sociedad para operar el Servicio (ver también sección 18.3 sobre cesión).

2. Naturaleza del vínculo con el Comercio

2.1. El Servicio se contrata para integrarse a los procesos comerciales del Comercio (fidelización de sus propios clientes), no para el uso personal, familiar o doméstico de quien lo contrata. Por esa razón, y conforme al artículo 5, numeral 3, de la Ley 1480 de 2011, el Comercio no tiene la calidad de "consumidor" frente a Prisma Club para efectos de esa ley, y este vínculo se rige principalmente por la libertad contractual reconocida en el Código Civil y el Código de Comercio colombianos.

2.1.bis. Al aceptar estos Términos, el Comercio declara que contrata el Servicio con fines relacionados con su actividad económica organizada y no para un propósito ajeno a ella, y reconoce en consecuencia que no ostenta la calidad de consumidor frente a Prisma Club para efectos de la Ley 1480 de 2011.

2.2. Sin perjuicio de lo anterior, redactamos estos Términos con estándares de claridad y equilibrio contractual equivalentes a los que exige la Ley 1480, como buena práctica y para reducir el riesgo de cláusulas abusivas, sin que ello implique un reconocimiento de que el Comercio es "consumidor" para ningún efecto legal.

2.3. Si en el futuro Prisma Club ofrece planes "Enterprise" u otros negociados individualmente, y existe un contrato firmado específico con ese Comercio, dicho contrato prevalece sobre estos Términos generales en lo que sea contradictorio.

3. Descripción del Servicio

Prisma Club es una plataforma SaaS de fidelización y gamificación que provee al Comercio: panel de administración web, PWA de mesero/cajero para registrar consumos y validar canjes, catálogo de premios y misiones configurables, analítica de negocio, y la capa de acumulación de la moneda virtual "Prismas" que utilizan los comensales de la app móvil.

4. Cuenta, administradores y sucursales

4.1. El Comercio puede tener uno o más Usuarios Autorizados con rol de administrador, y personal de sala (meseros/cajeros) con acceso restringido a la PWA mediante QR de turno.

4.2. El Comercio es responsable de las acciones realizadas desde las cuentas de sus Usuarios Autorizados, de mantener la confidencialidad de sus credenciales, y de revocar el acceso de personal que deje de trabajar para el negocio.

4.3. Cuando el Comercio forma parte de una franquicia o de una cuenta con múltiples sucursales (franchiseId), la persona que administra la cuenta matriz es responsable de la relación contractual y de facturación consolidada frente a Prisma Club, salvo que se acuerde algo distinto por escrito.

5. Planes de suscripción y precios

5.1. El acceso al Servicio requiere una suscripción activa a uno de los planes vigentes (hoy: Lite, Base, Pro, y Enterprise bajo condiciones negociadas), con límites de clientes activos, transacciones mensuales, cuentas de staff y funciones descritas en el panel al momento de la contratación.

5.2. Los precios de los planes se definen internamente en dólares estadounidenses (USD) como moneda de referencia, pero el monto efectivamente cobrado depende de cómo pague el Comercio:

• Pago a través del Proveedor de Pagos designado (sección 7): el cobro se realiza en un monto fijo en pesos colombianos (COP) por plan, mostrado en el panel antes de confirmar la suscripción o su renovación; ese importe en pantalla es el que rige. Este precio en COP no se recalcula según la tasa de cambio vigente en cada cobro, y es el mismo para todo Comercio que pague por la pasarela sin importar el país en el que esté domiciliado (ver sección 6 del Anexo de Procesamiento de Pagos).
• Pago manual en Venezuela (efectivo, sección 7.1): el cobro se realiza directamente en el precio de referencia en USD, sin conversión a COP ni a otra moneda.

5.2.bis. Impuestos. Los precios indicados en el panel se expresan sin incluir impuestos. A la fecha de estos Términos el Servicio se encuentra excluido del impuesto sobre las ventas (IVA) por corresponder a servicios de computación en la nube, conforme al artículo 476, numeral 21, del Estatuto Tributario, de modo que el Comercio no paga IVA sobre la suscripción. Si por cambio normativo, por un pronunciamiento de la autoridad tributaria o por un cambio en la forma de organización del Proveedor resultara aplicable el IVA u otro tributo sobre el Servicio, dicho tributo se adicionará al precio y será asumido por el Comercio, a partir del ciclo de facturación siguiente al aviso, con la antelación de la sección 5.3. Las retenciones que el Comercio esté obligado a practicar por ley son de su cargo y no reducen el precio pactado.

5.3. Podemos modificar los precios de los planes hacia adelante. Un cambio de precio nunca se aplica de forma retroactiva a un ciclo ya facturado, y se notificará con antelación razonable antes de aplicarse al siguiente ciclo del Comercio.

5.4. Los Comercios afiliados bajo el modelo de tarifas de entrada ("primeras 10 cuentas") conservan esa tarifa mientras su cuenta permanezca activa y en las mismas condiciones bajo las que fue otorgada (grandfathering), conforme a la lista de precios de entrada vigente al momento de su afiliación.

6. Facturación, ciclo de cobro y cargos por uso excedido (overage)

6.1. La suscripción se cobra por ciclos mensuales. Al cierre de cada ciclo, si el Comercio superó los límites de clientes activos o transacciones de su plan, se factura un cargo adicional por excedente ("overage"), calculado según las tarifas vigentes indicadas en el panel, en la misma moneda y bajo la misma regla de la sección 5.2 (COP fijo por la pasarela, USD de referencia para pago manual en Venezuela). Superar los límites del plan nunca bloquea el registro de puntos ni transacciones en caja; el excedente solo se traduce en un cargo al cierre del ciclo.

6.2. Cambios de plan a mitad de ciclo. Una subida de plan se cobra por adelantado, solo por la diferencia proporcional a los días que le queden al ciclo en curso; el panel muestra ese importe antes de que lo confirmes y tu plan no cambia hasta que el pago está aprobado. Una bajada no genera cobro nuevo y se aplica en la renovación siguiente, conservando entre tanto los límites del plan que ya pagaste. El detalle, incluidos los casos en que no se cobra diferencia alguna, está en la Política de Reembolsos y Cancelaciones (sección 5).

6.3. Puedes consultar tu historial de facturas, ciclo vigente y estado de cuenta (GOOD_STANDING, PAST_DUE, SUSPENDED) desde la sección de facturación del panel.

7. Métodos de pago

7.1. El Servicio admite el cobro de la suscripción mediante el "Proveedor de Pagos": el procesador de pagos externo que Prisma Club designe en cada momento para automatizar el cobro de la suscripción. En la fase actual de desarrollo, el Proveedor de Pagos designado es Mercado Pago Colombia, en los términos descritos en el Anexo de Procesamiento de Pagos. Mientras dure la transición, el Servicio también admite métodos manuales verificados por el equipo de Prisma Club (efectivo, transferencia u otro medio acordado directamente).

7.2. Independientemente del método de pago efectivamente usado por tu Comercio, al tener acceso al panel aceptas el Anexo de Procesamiento de Pagos como parte de estos Términos, dado que la opción de pago automatizado vía el Proveedor de Pagos designado está disponible dentro del Servicio.

7.3. Sustitución del Proveedor de Pagos. Prisma Club puede cambiar el Proveedor de Pagos designado en cualquier momento — por ejemplo, revertir de Mercado Pago a Wompi (evaluado previamente como opción para este mismo propósito) u optar por otro proveedor, según criterios de rendimiento, costo o disponibilidad regional. Ese cambio: (i) no modifica estos Términos ni requiere una nueva aceptación de ellos por parte del Comercio, porque el compromiso aquí asumido es con el Servicio y no con un proveedor específico; (ii) se instrumenta publicando una versión actualizada del Anexo de Procesamiento de Pagos, específica del nuevo proveedor, conforme al procedimiento de la sección 16.2; y (iii) se notificará al Comercio con antelación razonable cuando implique una acción de su parte (por ejemplo, volver a vincular un medio de pago).

8. Mora, suspensión y terminación por impago

8.1. Si un cobro de suscripción falla o el Comercio entra en mora, la cuenta pasa a estado PAST_DUE. Te notificaremos e intentaremos el cobro nuevamente conforme al procedimiento del Anexo de Procesamiento de Pagos (sección "Fallos de pago").

8.2. Si la mora persiste más allá del plazo de gracia indicado en el panel, la cuenta pasa a estado SUSPENDED: el acceso al panel y a la PWA de mesero se restringe, sin que ello elimine los datos del Comercio ni el historial de Prismas ya acumulado por los comensales en ese Comercio (que permanece intacto conforme a la sección 11.1 de los Términos de la App Móvil).

8.3. Podemos reactivar la cuenta tan pronto se regularice el pago pendiente.

9. Cancelación y reembolsos

La cancelación de la suscripción por parte del Comercio, y los supuestos en que procede un reembolso, se rigen por la Política de Reembolsos y Cancelaciones.

10. Datos de los comensales que ve el Comercio

10.1. A través del panel y de la PWA de mesero, el Comercio accede a datos limitados de los comensales que interactúan con su negocio (código de fidelidad, nombre, foto de perfil, monto y Prismas de cada transacción, reseñas), conforme a la Política de Privacidad de la App Móvil.

10.2. El Comercio se compromete a usar esos datos exclusivamente para operar el programa de fidelización dentro del Servicio (validar transacciones, resolver reseñas, gestionar canjes), y no para fines distintos como reventa, cesión a terceros no autorizados, o campañas de marketing fuera de las herramientas que el propio Servicio ofrece para ese fin.

10.3. El Comercio es responsable frente a sus propios comensales y frente a la autoridad competente por el uso indebido que haga de esos datos dentro de su operación (por ejemplo, uso del historial de transacciones para fines ajenos al programa de lealtad), sin perjuicio de las obligaciones propias de Prisma Club como responsable del tratamiento a nivel de plataforma.

11. Prismas y configuración del programa de lealtad

11.1. El Comercio define y puede modificar libremente su catálogo de premios y las condiciones de sus misiones, dentro de los límites de su plan. La tasa de conversión de dinero gastado a Prismas otorgados es distinta: el Comercio puede solicitarla o proponer su modificación, pero todo cambio requiere la aprobación de un Super Administrador de Prisma Club antes de entrar en vigor; no es un ajuste de autoservicio dentro del panel.

11.2. Un cambio de tasa de conversión aplica solo hacia adelante y nunca reduce ni recalcula Prismas ya acumulados por comensales antes del cambio (consistente con la sección 5.3 de los Términos de la App Móvil).

11.3. Los premios ofrecidos por el Comercio son honrados por el propio Comercio; Prisma Club actúa como intermediario tecnológico y no garantiza el cumplimiento de los premios frente al comensal más allá de la validación técnica del canje (ver sección 14).

12. Propiedad intelectual y licencia de marca

12.1. El software, diseño, marca "Prisma Club" y logotipos son propiedad del Proveedor o de sus licenciantes. Estos Términos te otorgan una licencia limitada, no exclusiva y revocable para usar el panel y la PWA conforme a su finalidad.

12.2. Al cargar el nombre, logo, imágenes o descripción de tu Comercio, otorgas a Prisma Club una licencia no exclusiva, gratuita y mundial para mostrar ese contenido dentro de la app móvil y del propio panel, en la medida necesaria para operar el Servicio (por ejemplo, mostrar tu perfil a comensales en el mapa).

13. Confidencialidad

Cada parte se compromete a no divulgar a terceros la información técnica, comercial o financiera no pública que reciba de la otra con ocasión de este vínculo, salvo que deba revelarla por mandato legal o autoridad competente, y a devolverla o destruirla razonablemente al terminar la relación, cuando aplique.

14. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley aplicable:

• El Servicio se ofrece "tal cual" y "según disponibilidad".
• No somos responsables por interrupciones derivadas de fallas de terceros (el Proveedor de Pagos designado conforme a la sección 7, proveedores de mapas, almacenamiento en la nube, autenticación, u otros servicios de infraestructura).
• No garantizamos disponibilidad ininterrumpida del Servicio ni resultados de negocio específicos (ventas incrementales, retención) derivados de su uso; las proyecciones de ROI mostradas en el panel son estimaciones informativas, no una promesa de resultado.
• Nuestra responsabilidad agregada frente al Comercio, por cualquier causa relacionada con estos Términos, no excederá el equivalente a los cargos de suscripción pagados por el Comercio en los tres (3) meses anteriores al hecho que origine el reclamo, salvo dolo o culpa grave.

15. Indemnidad

El Comercio se compromete a indemnizar y mantener indemne a Prisma Club frente a reclamos de terceros (incluidos sus propios comensales o empleados) que se originen en: (i) el incumplimiento de premios o condiciones ofrecidas por el Comercio, (ii) el uso indebido de datos de comensales por parte del Comercio o su personal, o (iii) el incumplimiento de estos Términos por parte del Comercio o sus Usuarios Autorizados.

16. Vigencia y modificaciones

16.1. Estos Términos rigen desde la aceptación y mientras la cuenta del Comercio permanezca activa.

16.2. Podemos modificar estos Términos en cualquier momento. Los cambios sustanciales se notificarán dentro del panel con antelación razonable antes de su entrada en vigor. El uso continuado del Servicio tras la notificación constituye aceptación de los nuevos Términos.

17. Ley aplicable y jurisdicción

17.1. Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia, sin perjuicio de que, conforme el Servicio se habilite comercialmente en nuevos países de Latinoamérica, se podrán establecer adendas específicas por jurisdicción que prevalecerán sobre esta sección para los Comercios de dicho país.

17.2. Adenda Venezuela. Para Comercios domiciliados en Venezuela aplican las siguientes reglas, que prevalecen sobre las secciones 5.2 y 7 en lo que sean contradictorias:

• (a) Moneda y precio. La suscripción se factura y se paga en dólares estadounidenses (USD), al precio de referencia en USD del plan contratado. No se aplica conversión a bolívares ni tasa BCV, y el precio en COP de la sección 5.2 no les es aplicable.
• (b) Método de pago. El cobro se realiza por los métodos manuales verificados de la sección 7.1 (efectivo, transferencia u otro medio acordado directamente). El cobro automatizado por el Proveedor de Pagos designado no está habilitado para estos Comercios.
• (c) Excepción — pago internacional. Un Comercio domiciliado en Venezuela que cuente con una tarjeta de crédito o débito internacional admitida por el Proveedor de Pagos designado puede optar por el cobro automatizado. En ese caso queda sujeto al precio internacional —el monto fijo en COP de la sección 5.2— y a la totalidad del Anexo de Procesamiento de Pagos, en las mismas condiciones que cualquier otro Comercio que pague por la pasarela. La opción es del Comercio y es reversible conforme a la sección 5.3.
• (d) Protección de datos. En Venezuela no existe una ley general de protección de datos equivalente a la Ley 1581 de 2012 colombiana ni una autoridad administrativa análoga a la Superintendencia de Industria y Comercio. Prisma Club aplica a estos Comercios el mismo estándar de tratamiento y los mismos derechos (acceso, actualización, rectificación, supresión y revocatoria) descritos en la Política de Privacidad — Panel de Comercio, ejercitables por los canales de la sección 19. Ello sin perjuicio de los derechos que el Comercio y sus Usuarios Autorizados puedan ejercer por vía del artículo 28 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
• (e) Ley aplicable. El resto de estos Términos, incluida la ley aplicable de la sección 17.1, se mantiene sin cambios.

18. Disposiciones generales

18.1. Divisibilidad: si alguna disposición de estos Términos es declarada inválida o inaplicable por autoridad competente, las demás disposiciones continúan en pleno vigor.

18.2. Idioma: estos Términos se redactan originalmente en español. Cualquier traducción se ofrece solo por conveniencia; en caso de discrepancia, prevalece la versión en español.

18.3. Cesión: podemos ceder estos Términos y las obligaciones derivadas de ellos a la sociedad que constituyamos para operar el Servicio, sin que se requiera tu consentimiento adicional, siempre que la cesión no reduzca tus derechos aquí reconocidos. El Comercio no puede ceder su posición contractual sin nuestro consentimiento previo. La cesión no traslada por sí sola la autorización de cobro recurrente que el Comercio otorgó ante el Proveedor de Pagos: si la sociedad cesionaria opera bajo una cuenta distinta ante ese proveedor, te pediremos autorizar de nuevo el cobro, con aviso previo y sin interrupción del Servicio mientras tanto.

18.4. Acuerdo íntegro: estos Términos, junto con los documentos incorporados por referencia en la sección 1, constituyen el acuerdo completo entre las partes respecto del Servicio, salvo un contrato individual firmado que expresamente los reemplace (sección 2.3).

19. Contacto

Para preguntas sobre estos Términos, escríbenos a [email protected] o llámanos al +57 323 661 7287.